Nutzerhandbuch der Adminwebsite (für Praxisnutzer)
Alle Einstellungen die Sie über die Adminwebsite tätigen können, finden Sie in diesem Handbuch.
- Erste Schritte / Erstregistrierung über die Adminwebsite
- garrioCOM-Admin-Website Erstanmeldung
- Praxisnutzer erstellen "Team"
- Geräte verknüpfen über die garrioCOM-Admin-Website (Magischer- Link)
- Berechtigte Ärzte für die Videosprechstunde
- Nutzeraccount Passwort zurücksetzen
- Öffnungszeiten
- QR- Code zum Verbinden der Patienten (kann ausgedruckt oder auf der Praxishomepage veröffentlicht werden)
- Praxis einrichten über die garrioCOM-Admin-Website (Hauptmenüfunktionen)
- Praxisinformationen einrichten
- Allgemeine Einstellungen / Funktionen aktivieren/deaktivieren / Anfragepinnwand einstellen / Automatische Antworten
- Zentrale Speicherung des Sicherheitsschlüssels auf dem garrioCOM System
Erste Schritte / Erstregistrierung über die Adminwebsite
Nachdem Sie den garrioCOM Messenger über das Bestellformular bestellt und Ihre Starteremail von uns erhalten haben, können Sie nun mit der Registration auf der garrioCOM Adminwebsite beginnen.
Bitte gehen Sie dafür wie folgt vor:
1. Erstmalige Anmeldung auf der garrioCOM-Admin-Website
- Melden Sie sich bitte erstmalig auf der garrioCOM-Admin-Seite (https://admin.garrio.de) mit den übermittelten Zugangsdaten aus Ihrer Startermail an. Sie werden nach der Anmeldung sofort aufgefordert das von uns vorgegebene Passwort auf ein selbstgewähltes, neues zu ändern.
2. Praxis-Team/ Nutzer erstellen/anlegen (garrioCOM-Admin-Website)
- Ihr Praxis-Team richten Sie über den Button „Team“, zu finden in der Hauptmenüleiste ein, indem Sie die Benutzerkonten hinzufügen/anlegen.
- Eine Anleitung dafür finden Sie hier: https://kb.garrio.de/team-praxisnutzer-erstellen
3. Praxisinformationen einrichten (garrioCOM-Admin-Website)
- Danach richten Sie bitte Ihre Praxis, über den Button „Praxisinformationen“,(Hauptmenüleiste) ein. Dazu gehören Informationen wie Adresse, Telefonnummer sowie die Praxiszeiten.
- Hier finden Sie auch den QR-Code, den Sie auf die Plakate aus dem Starterpaket aufkleben können, um Ihren Patienten die Verbindung mit der garrioCOM-App zu ermöglichen.
- Wie sich Ihre Patienten dann mit der Praxis verbinden sehen Sie hier: (aktuelle Erklärung wird hinzugefügt)
- Hilfreiche Hinweise zur Einrichtung Ihrer Praxis finden Sie hier: (https://praxis-einrichten)
4. Einrichtung/ Verknüpfung der Praxis- PC`s – (garrioCOM Praxis Webseite verknüpfen/erstellen) (garrioCOM-Admin-Website)
- Ihre Praxis-PC`s verbinden Sie mit dem sog. „Magischen-Link“ über den Button „Vertrauenswürdige Geräte“, welchen Sie in der Hauptmenüleiste der Adminwebseite finden. Den neu generierten Magischen-Link übertragen Sie auf die Computer, welche Sie für die Praxis nutzen möchten, und rufen diesen einmalig in einem Browser auf. Damit ist der Computer für Ihre garrioCOM-Praxis vorbereitet und Sie sehen die verfügbaren Benutzerkonten, die Sie im vorherigen Schritt angelegt haben.
- Wie genau das Funktioniert, können Sie hier nachlesen: (https://gerate-verknupfen)
5. Nutzung garrioCOM-Praxis
- Nach der Einrichtung Ihrer garrioCOM-Praxis erreichen Sie diese über https://praxis.garrio.de und können mit der Nutzung loslegen.
- Nun können sich Patienten mit Ihrer Praxis verbinden (https://so-verbinden-sich-patienten-mit-ihrer-praxis), indem sie einen der von Ihnen bereitgestellten QR-Codes mit der garrioCOM-App einscannen (https://patienten-hinzufugen)
Das gesamte Handbuch finden Sie hier: Nutzerhandbuch.
garrioCOM-Admin-Website Erstanmeldung
1. Username und Passwort aus der E-Mail kopieren und auf der garrioCOM- Admin- Webseite einfügen
Nach erfolgreicher Bestellung des garrioCOM Messenger- Dienstes über das Bestellformular auf unserer Website und den Erhalt der E-Mail mit Ihren Zugangsdaten sowie dem Link zur garrioCOM- Admin- Website. Können Sie die Zugangsdaten auf der garrioCOM-Admin- Website eintragen und somit Ihren Adminaccount anlegen.
2. Initialpasswort ändern
Als nächstes werden Sie aufgefordert Ihr Passwort zu ändern. Dazu geben Sie bitte das vorgegebene Passwort aus der E-Mail in das erste Feld ein. In das 2. Feld, gibt man ein neues (selbst ausgedachtes) Passwort ein. In das 3. Feld, gibt man das „neue“ Passwort erneut ein und klickt auf „Aktualisieren“ / „Update“. Bitte achten Sie dabei auf die Passwortrichtlinien.
- Passwort aus der E-Mail in das erste Feld eintragen.
- Neues (selbst ausgedachtes) Passwort in das zweite Feld eintragen.
- Neues Passwort zu Bestätigung auch in das dritte Feld eintragen.
- Auf „Aktualisierungsbutton“ Klicken, um fortzufahren
Anschließend erscheint erneut das Anmeldefenster, in das der Username (aus der E-Mail) und das neue (selbst erstellte) Passwort eingetragen werden muss.
Updated on 9. April 2024
Praxisnutzer erstellen "Team"
Über den Punkt Team im Hauptmenü der Adminwebsite, können Sie Ihre Nutzeraccounts erstellen.
- Über die Schaltfläche "Konto erstellen" (oben rechts zu finden) öffnet sich das Fenster, in das Sie die Daten des Nutzers eintragen können.
Sind alle Felder ausgefüllt, schließen Sie den Vorgang durch Klick auf „speichern“ ab.
Im "Prioritätenfeld" kann angegeben werden welche Priorität der Nutzer hat, z.B. Arzt= Priorität 1, Praxismanager= Priorität 2, usw.
Geräte verknüpfen über die garrioCOM-Admin-Website (Magischer- Link)
- Um den garrioCOM Messenger-Dienst mit Ihren Praxis PC`s zu verbinden, klicken Sie bitte auf den Button „Vertrauenswürdige Geräte“ auf der garrioCOM Adminwebsite.
- Anschließend erstellen Sie bitte einen „magischen Verknüpfungslink“, indem Sie auf den Button „Fügen Sie einen Magischen Link hinzu“ klicken.(siehe Bild)
- Daraufhin werden Sie aufgefordert, eine Gültigkeitsdauer des „magischen Verknüpfungslinks“ anzugeben. (Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer, kann der Link nicht mehr verwendet werden und es muss ein neuer magischer Verknüpfungslink erstellt werden, wenn man weitere Geräte hinzufügen möchte.) Der Vorgang wird abgeschlossen, indem Sie auf den Button „Synchronisieren“ (siehe Pfeil) klicken.
- Der erstellte „Verknüpfungslink Link“ (magischer Link), erscheint nun auf Ihrem Bildschirm und kann durch Klick auf “ (1) Link kopieren“ in die Zwischenablage kopiert und anschließend in einem zweiten Browser-Tab wieder eingefügt werden, um dann auf Ihre garrioCOM Praxis- Website zu gelangen. Durch Klick auf „Anzeigen“ (2), wird der Link in einem separaten Fenster angezeigt, über das man Ihn ebenfalls kopieren kann. Klickt man auf „Entfernen“ (3), wird der Link gelöscht. (siehe Bild)
- Um sich mit weiteren PC`s aus der Praxis zu verbinden, senden Sie sich den magischen Link per E-Mail und öffnen diese an den zu verbindenden Geräten. Von dort aus fügen Sie den Link ebenfalls in ein Browser-Tab ein. So können Sie weitere PC´s mit Ihrer garrioCOM Praxis verbinden.
Berechtigte Ärzte für die Videosprechstunde
Um ausgewählten Ärzten die Nutzung der garrioCOM Videosprechstunde zu gewähren, wählen Sie im Hauptmenü der Adminwebsite das Feld „Team“ (1) aus und klicken anschließend, rechts neben dem Namen des gewünschten Nutzers auf „Bearbeiten“ (2). Im folgenden Fenster, können Sie nun einen Haken in das Kästchen (3) setzen. Somit hat der gewählte Benutzer Zugriff auf die Videosprechstunde und kann Sie nutzen.
Updated on 12. Juli 2024
Nutzeraccount Passwort zurücksetzen
Das Passwort eines Nutzeraccounts lässt sich über die Adminwebsite zurücksetzen.
Dazu rufen Sie die Adminwebsite auf und wählen im Hauptmenü die Kategorie „Team“ aus.
In diesem Bereich werden alle Nutzeraccounts der Praxis angezeigt.
Hier können Sie den gewünschten Account auswählen und über die Schaltfläche „Passwort zurücksetzen“ das Passwort zurücksetzen.
Im folgenden Fenster werden Sie aufgefordert die Rücksetzung zu bestätigen.
Anschließend erhalten Sie ein neues Passwort.
Öffnungszeiten
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Öffnen Sie die Adminwebsite und gehen Sie im Hauptmenü zum Punkt „Praxisöffnungszeiten“.
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In diesem Bereich können Sie die Öffnungszeiten Ihrer Praxis eintragen.
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Tragen Sie im Feld 2 den Beginn der Sprechstunde und im Feld 3 das Ende der Sprechstunde ein.
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Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, einzustellen, ob Patienten eine automatische Antwortbenachrichtigung erhalten sollen, wenn sie Ihnen außerhalb der Sprechzeiten eine Anfrage senden. Diese Option finden Sie im Bereich 4.
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Wenn Sie möchten, dass Patienten eine automatische Benachrichtigung erhalten, können Sie entweder eine Nachricht auswählen, die von garrioCOM zur Verfügung gestellt wird (Punkt 5), oder eine selbst verfasste Nachricht eingeben.
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Falls Sie Patientenanfragen außerhalb der Sprechzeiten ganz deaktivieren möchten, entfernen Sie einfach den Haken im Kästchen 6. Dadurch können Patienten nur noch während der festgelegten Sprechzeiten Anfragen an Sie senden.
QR- Code zum Verbinden der Patienten (kann ausgedruckt oder auf der Praxishomepage veröffentlicht werden)
Dauerhaft gültiger QR-Code zum Ausdrucken
Laden Sie den QR-Code aus garrioCOM-Admin (https://admin.garrio.de/careprovider-settings) herunter, drucken Sie diesen aus und kleben Sie diesen auf das vorgesehene Feld auf dem Plakat aus Ihrem Starterpaket auf.
Praxis einrichten über die garrioCOM-Admin-Website (Hauptmenüfunktionen)
Um Ihre Praxisdaten in den garrioCOM-Messenger-Dienst einzupflegen und Öffnungszeiten oder Abwesenheiten anzugeben, rufen Sie die garrioCOM-Admin-Website auf und melden sich mit Ihren Benutzerdaten an (diese erhalten Sie in Ihrer Startermail). Haben Sie sich erfolgreich auf der Adminwebsite eingeloggt, finden Sie auf der rechten Bildfläche das Hauptmenü, über das Sie folgende Einstellungen vornehmen können:
- Team: In diesem Bereich können Sie Nutzeraccounts für den garrioCOM-Messenger-Dienst anlegen.. (Praxisnutzer erstellen garrioCOM-Admin-Website – garrio.de)
- Vertrauenswürdige Geräte: Über diesen Bereich können Sie PCs mit Ihrem garrioCOM-Messenger-Dienst verbinden, um eine sichere und zuverlässige Nutzung auf den entsprechenden Geräten zu gewährleisten. (Anleitung -> Geräte verknüpfen über die garrioCOM-Admin-Website – garrio.de)
- Öffnungszeiten (Anleitung Öffnungszeiten – garrio.de)
- Abwesenheit:
In diesem Bereich können Sie Urlaubszeiten oder andere Abwesenheiten Ihrer Praxis eintragen, um sicherzustellen, dass Patienten über Ihre Verfügbarkeit informiert sind.
Praxisinformation:
Hier geben Sie Ihre Praxisinformationen sowie das Praxislogo ein. Außerdem finden Sie den Praxis-QR-Code, über den sich Patienten mit Ihrer Praxis verbinden können. Dieser QR-Code kann auf Ihrer Praxishomepage eingefügt oder auf Wartezimmerplakaten angebracht werden, um den Kontakt zu erleichtern. - Allgemeine Einstellungen: hierüber können Sie die Funktion des Patientenchats aktivieren und deaktivieren.
- Abmelden
Praxisinformationen einrichten
Sie können hier wichtige Praxisinformationen wie die Adresse, Telefonnummer und zusätzliche Angaben eingeben. Das entsprechende Fenster erreichen Sie über die Übersichtsleiste der Admin-Webseite, indem Sie auf den Button „Praxisinformationen“ klicken.
Im geöffneten Fenster haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Logo hochladen: Über die Schaltfläche „Wählen Sie das Logo aus“ (1) können Sie das Praxislogo hinzufügen.
- Name der Praxis: Geben Sie den Namen Ihrer Praxis in das entsprechende Feld (2) ein.
- Telefonnummer: Tragen Sie die Telefonnummer im Feld (3) ein.
- Adresse: Ergänzen Sie die Praxisadresse im Feld (4).
- Zusatzinformationen: In Feld (5) können Sie zusätzliche Hinweise wie z. B. Abwesenheiten oder Ähnliches eintragen.
Während der Eingabe sehen Sie auf der rechten Seite des Fensters eine Vorschau, wie die eingegebenen Informationen auf der Webseite angezeigt werden (siehe Pfeile).
Unterhalb der Vorschau finden Sie den QR-Code, mit dem sich Benutzer mit Ihrer Praxis verknüpfen können. Über die Schaltfläche „QR-Code herunterladen“ können Sie den QR-Code auf Ihrem Gerät speichern.
Allgemeine Einstellungen / Funktionen aktivieren/deaktivieren / Anfragepinnwand einstellen / Automatische Antworten
In diesem Bereich können Sie festlegen, ob Ihre Praxis für andere Gesundheitspartner sichtbar sein soll oder nicht.
- Sichtbarkeit deaktivieren: Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, ist Ihre Praxis für externe Gesundheitspartner (andere Praxen) sowie Patienten nicht mehr sichtbar. In diesem Fall können externe Nutzer Ihrer Praxis auch keine Anfragen senden.
- Sichtbarkeit aktivieren: Durch Aktivieren der Funktion wird Ihre Praxis wieder für externe Nutzer sichtbar, sodass Anfragen von Gesundheitspartnern und Patienten empfangen werden können.
Die Funktion können Sie über den eingerahmten Button ein- oder ausschalten.
Wo können Sie festlegen, ob Patienten allgemeine Textanfragen oder nur Anfragen über Fragebögen senden können?
Im Hauptmenü können Sie dies über die Schaltfläche „Allgemeine Einstellungen – Funktionen aktivieren/deaktivieren“ einstellen.
- Textanfragen aktivieren: Wenn Sie diese Funktion aktivieren, können Patienten eigenständig verfasste Textanfragen an Ihre Praxis oder Pflegeeinrichtung senden.
- Textanfragen deaktivieren: Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, können Patienten ausschließlich über die von Ihrer Praxis oder Pflegeeinrichtung bereitgestellten Fragebögen kommunizieren.
Diese Einstellung gibt Ihnen die Möglichkeit, den Kommunikationsweg mit Ihren Patienten individuell anzupassen.
Sicherheitsschlüssel zurücksetzen bei Verlust
Wenn ein Teammitglied (z. B. MFA oder Arzt) seinen Sicherheitsschlüssel verliert, können Sie über diese Seite festlegen, ob alle Teammitglieder oder nur ein bestimmtes Mitglied die Sicherheitsschlüssel zurücksetzen dürfen.
Wichtiger Hinweis:
Wenn Sie den Sicherheitsschlüssel eines Nutzerkontos zurücksetzen, verliert der betroffene Nutzer nach Eingabe des neuen Sicherheitsschlüssels den Zugriff auf zuvor erstellte Chats sowie Dateien und Dokumente.
Senden und Empfangen von Dateianhängen
Auf dieser Seite können Sie festlegen, ob Teammitglieder, Patienten oder andere Pflegeeinrichtungen das Senden und Empfangen von Dateianhängen nutzen dürfen.
Patientenanfragen beschränken – Anfragepinnwand
Mit dieser Funktion können Sie festlegen, wie viele Anfragen ein Patient an Ihre Praxis oder Pflegeeinrichtung senden darf.
Automatisierungen
In diesem Bereich können Sie automatische Antwortnachrichten für allgemeine Patientenanfragen aktivieren oder deaktivieren.
Wenn die automatische Benachrichtigungsantwort aktiviert ist (2), erscheint ein Fenster, in dem Sie den Antworttext (3) sowie den Sendungsintervall (4) festlegen können.
Eine Anfrage übernehmen
Wenn jedes Teammitglied selbstständig jede Anfrage übernehmen und bearbeiten können soll, können Sie diese Funktion hier aktivieren.
Damit kann jeder Mitarbeiter eine Anfrage übernehmen, an einen anderen Mitarbeiter zuweisen oder den Status der Anfrage ändern.
Schnellaktionen
Mit dieser Funktion können Sie mit wenigen Klicks und ohne wiederholt einen Text eintippen zu müssen, eine Patientenanfrage, wie z. B. eine Rezeptanfrage, vom Status „Offen“ in den Status „In Bearbeitung“ überführen. Gleichzeitig können Sie dem Patienten eine automatische Benachrichtigung über den Bearbeitungsstatus seiner Anfrage senden.
Zentrale Speicherung des Sicherheitsschlüssels auf dem garrioCOM System
Wenn Sie möchten, dass Ihr Sicherheitsschlüssel im Garrio-System gespeichert wird, können Sie dies wie folgt aktivieren:
Bitte beachten Sie, dass durch die Aktivierung dieser Funktion Ihr Sicherheitsschlüssel lokal im System gespeichert wird.
