[garrioPRO] Nutzerhandbuch

Jeder Nutzer erhält einen eigenen Account, der vom Administrator des Systems im Admin-Bereich angelegt wird. Dabei werden zusätzlich zu den Stammdaten folgende Informationen für den Login erfasst:

Benutzername: Eindeutiger Name, der zur Identifikation dient.
Passwort: Ein individuelles Passwort, das für den sicheren Zugriff benötigt wird.

Der Administrator ist dafür verantwortlich, die Zugangsdaten zu erstellen und an den jeweiligen Nutzer weiterzugeben.

Anmeldung auf der Garrio-Webseite

Um sich am System anzumelden, folgen Sie diesen Schritten:

Aufruf der Webseite: Öffnen Sie die garrioPRO-Loginseite in Ihrem Browser.
Eingabe der Zugangsdaten: Geben Sie im Login-Bereich Ihren Benutzernamen und das zugehörige Passwort ein.
Bestätigung: Klicken Sie auf den Button "Anmelden", um sich einzuloggen.

Beispielhafte Ansicht des Login-Bereichs:

Der folgende Ausschnitt zeigt, wie der Login-Bereich auf der Webseite aussieht:

1 Login

1.2 Zugriff verweigert und Passwort zurücksetzen

Im Falle einer Zugriffsverweigerung oder bei vergessenem Passwort muss sich an den jeweiligen Administrator der Praxis gewendet werden. Der Nutzer mit Administratorenrechten kann die Zugriffsberechtigungen entsprechend anpassen, sowie das Passwort für einen Nutzeraccount zurücksetzen.

2 Organisatorische Funktionen

2.1 Patientensuche

Die Patientensuche ermöglicht Ihnen schnellen Zugriff auf Patientendaten und deren medizinische Dokumentation. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Zugriff auf die Suche

Klicken Sie auf das Lupensymbol in der Hauptmenüleiste.
Oder verwenden Sie die Tastenkombination Alt + S (Hinweis: Der Fokus muss auf garrioPRO im Browser liegen).

2. Suchmöglichkeiten

Standardmäßig nach Namen suchen:

Geben Sie einfach den Nachnamen oder eine Kombination aus Nachname und Vorname ein, z. B. Maximilian Muster.

Auch die Eingabe von Anfangsbuchstaben in der Form Anfangsbuchstabe Nachnamen, Vornamen (z. B. Mu, Ma) ist möglich und würde das gleich Ergebnis liefern .
Suche mit Kategorien:

Sie können die Suche auch mit Hilfe von anderen zur Verfügung stehenden Kategorien starten. Wählen Sie dazu die gewünschte Suchkategorie aus:

Patienten-ID
Geburtsdatum
Versichertennummer oder Versicherten-ID
SKT-Zusatzeingabe (für besondere Kostenträger, im Patientenschein hinterlegt)

Achtung: Suchkategorien werden nur angezeigt, wenn das Suchfeld leer ist.

3. Ergebnisse anzeigen

Nach der Eingabe werden alle Treffer mit Übereinstimmungen angezeigt.
Wählen Sie den gewünschten Patienten aus der Liste aus, um zur Patientenakte zu gelangen.

2 Organisatorische Funktionen

2.2 Patientenübersicht

Zur Patientenübersicht gelangt man über den Reiter Patientenmanagement in der Hauptmenüleiste. Klickt man diese an, öffnet sich das Fenster zur Patientenübersicht. Über den Pfeil auf der linken Seite der Tabelle kann nach vordefinierten Patientenlisten gefiltert werden. Als Standard sind alle Patienten der Praxis aufgelistet. Im rechten Bereich des Fensters kann die Patientenliste exportiert werden. Zusätzlich kann über den + Button ein neuer Patient erstellt werden.

Durch Ansichtenwechsel über den Pfeil neben der Ansicht Alle Patienten kann zur Übersicht der nicht übermittelten Einschreibungen der SV Verträge sowie der Übersicht der Versichertenteilnahmeerklärungen navigiert werden, wo der aktuelle Einschreibestatus für alle Patienten eingesehen werden kann.

2 Organisatorische Funktionen

2.3 Tagesliste

Zur Tagesliste gelangt man über den Reiter Patientenmanagement in der Hauptmenüleiste oder wählt die Tastenkombination ALT+T. In der Tagesliste werden standardmäßig alle aufgerufenen Patienten des aktuellen Tages für die eingeloggt Person aufgelistet. Die Sortierung erfolgt nach Aufrufzeitpunkt. Zusätzlich wird der bearbeitete Schein, die Dokumentierten Leistungen sowie Diagnosen angezeigt. Über den Button Erledigt? können Patienten als bearbeitet markiert werden. Diese Funktion dient als Checkliste, hat jedoch keinen weiteren Einfluss auf die Dokumentation.

Über den Filter in der Tageliste kann man einen gewünschten Zeitraum auswählen, von dem man die Tagesliste aufrufen möchte. Durch weitere Filteroptionen kann die Liste beispielsweise um GKV / Privatpatienten oder ausschließlich Patienten mit Dokumentation angepasst werden.

2 Organisatorische Funktionen

2.4 Wartezimmer / Räume

Möchte man einen Patienten, zu einem Raum hinzufügen, öffnet man die Karteikarte des Patienten und klickt auf das Stuhl Symbol . Es öffnet sich ein Fenster, in das man einen Hinweis und ein Aufgabentyp, sowie der gewünschte Raum, hinzufügen kann.

Zu dem Wartezimmer gelangt man über die Hauptmenüleiste auf der garrioPRO Webseite. In der Übersicht sind alle angelegten Räume mit hinzugefügten Patienten zu finden. Die Patienten können mittels Drag and Drop zwischen den einzelnen Räumen verschoben werden. Über das Stuhl Symbol kann der Patienten komplett aus dem Raum entfernt werden. Zusätzlich zur Raumübersicht gelangt man über den Reiter zur Anwesenheitsliste, in der die anwesenden Patienten in Listenansicht dargestellt werden.

3 Patientenverwaltung

3.1 Patienten manuell anlegen

Um einen Patienten manuell bzw. im Ersatzverfahren zu erstellen, klickt man auf den Reiter Patienten erstellen in der Hauptmenüleiste, oder wählt dazu die Tastenkombination Alt+ P. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem man die Daten des Patienten nach Kategorien sortiert erfassen kann. Die Kategorien sind nachfolgend genauer erklärt.

Allgemeine Patientendaten

In den allgemeinen Patientendaten muss man angeben, ob der Patient gesetzlich- oder privatversichert ist. Hierdurch ändern sich die vorgegebenen Pflichtfelder entsprechend sowie die Datenbank zur richtigen Auswahl der Versicherung.

Personenbezogene Daten

Um die personenbezogenen Daten einzutragen, klickt man auf den Reiter „Person“ und füllt die angezeigten Felder mit den Daten des Patienten aus. Die Felder mit einem roten Stern, sind verpflichtend anzugeben. Zu diesen zählen der Vor- und Nachname, das Geburtsdatum sowie das Geschlecht des Patienten. Die Pflichtfelder sind wichtig, um den Patienten zu identifizieren und mögliche Verwechslungen wie z.B. bei Patienten mit dem gleichen Namen oder Geburtsdatum unterscheiden zu können.

Adresse

Durch Klicken auf den Reiter Adresse, kann man die Wohnadresse des Patienten eintragen, die Postleitzahl ist bei gesetzlich versicherten Patienten verpflichtend einzutragen. Falls bekannt, kann in das Feld Entfernung zur Praxis die Kilometerzahl angeben, dies hilft dem Arzt bei der Abrechnung im Falle eines Hausbesuches. Besitzt der Patient ein Postfach, so kann man unter dem Reiter Postfach die Anschrift des Postfaches eintragen. Zusätzlich kann man noch eine Rechnungsanschrift eingeben. Diese wird bei abweichender Anschrift verwendet. Auf Formularen wird dann die Rechnungsanschrift verwendet anstatt der Wohnanschrift.

Kontakt

Klickt man auf den Pfeil am rechten Rand neben dem Reiter Kontakt, hat man die Möglichkeit eine Mobil- und Festnetznummer sowie eine E-Mailadresse einzutragen. Sollte es eine Kontaktperson geben, kann man dessen Kontaktdaten ebenfalls in das vorgesehene Feld eintragen.

Versicherung anlegen

Klickt man auf des Feld Versicherungen, das auf der linken Seite des Fensters zu sehen ist, gelangt man zu den Eingabefeldern, um die Versichertendaten einzugeben. Über das Stiftsymbol in der oberen rechten Ecke öffnet sich das Eingabefenster. In diesem Eingabefenster werden gesetzliche oder private Krankenversicherungen hinterlegt. Zusätzlich können die Daten der Versicherung sowie des Versicherungsstatus ausgefüllt werden.

Europäische Krankenversicherung

Sollte der Patient eine europäische Krankenversicherung besitzen, kann man diese durch Klicken auf den Reiter Europäische Krankenversicherung hinterlegen.

Ärzte

Im Bereich Ärzte kann man die behandelnden Ärzte des Patienten eintragen. Der eingetragene, behandelnde Arzt wird anschließend automatisch im Behandlungsschein des Patienten ausgewählt.

Sonstiges

In diesem Abschnitt können vorhandene Dokumente wie der Anamnesebogen oder die Bestätigung zur Weiterverarbeitung durch die PVS hinterlegt werden.

Hausbesuch

Sollte ein Arzt bei Patienten Hausbesuche tätigen, kann man diesen im Bereich Hausbesuche angeben. Im darunterliegenden Bereich kann man zusätzliche Informationen für den Hausbesuch eintragen, wie z.B. besondere Utensilien die bei diesem Patienten für den Hausbesuch, benötigt werden.

3 Patientenverwaltung

3.2 Patientendaten mithilfe eines stationären Kartenlesegerätes einlesen

Um einen Patienten aufzunehmen und seine Daten über ein stationäres Kartenlesegerät einzulesen, benötigt man die elektronische Versichertenkarte des Patienten. Diese wird mit dem Chip nach unten und zu sich gerichtet, in das Kartenlesegerät eingesteckt. Anschließend klickt man in garrioPRO auf den Button Karte einlesen in der linken Menüleiste. Ist der Patient bereits bekannt, öffnet sich das Patientenprofil. Handelt es sich um einen noch unbekannten Patienten, erscheint nach dem Einlesen der Versichertenkarte das Fenster Patient erstellen. Nach erstellen des Patienten oder Aufruf eines Patienten, der im aktuellen Quartal noch nicht in der Praxis war, öffnet sich das Fenster Schein erstellen. Anschließend kann in der Patientenakte wie gewohnt dokumentiert werden.

3 Patientenverwaltung

3.3 Patientendaten mithilfe eines mobilen Kartenlesegerätes übertragen 🚧

3 Patientenverwaltung

3.4 Patientendaten in der Seitenleiste

Beim Aufruf eines Patienten, findet man auf der linkten Seite eine Seitenleiste, in der sich wichtige Informationen des Patienten befinden. Nachfolgend wir auf die einzelnen Komponenten genauer eingegangen.

Termine anzeigen

Über das Kalender Icon neben dem Patientennamen können anstehende Termine eingesehen werden, sowie neue Termine gebucht werden. Hierzu führt ein Direktlink von garrioPRO zu garrioCAL.

In den Raum setzen

Über das Stuhl Symbol lässt sich ein Patient in einen Raum setzen. Zusätzlich zum Raum kann noch ein Hinweis notiert und ein Aufgabentyp hinzugefügt werden.

Verwalten von Patientenstammdaten

In den Patientenstammdaten sieht man auf der linken Seite des aufgerufenen Patientenprofils die Stammdaten des Patienten. Das sind, der Vor- und Nachname, das Geburtsdatum, Geschlecht, Patienten-ID des Systems und die Adresse. Durch Klicken direkt in das Feld kann man die Informationen abändern oder durch Klicken auf das Stiftsymbol , gelangt man in das Fenster, zum Bearbeiten der kompletten Stammdaten.

Hinweise zu fehlenden Dokumenten

Die Hinweise zu fehlenden Dokumenten werden im Patientenkopf mit den folgenden Icons dargestellt:

Innerhalb der Patientendetails können die Dokumente unter Sonstiges bzw. unter Kontakt als vorhanden markiert werden. Hierdurch verschwindet der Hinweis für das jeweilig fehlende Dokument.

FaV Einschreibung und HzV Status

Voraussetzung für FaV-Einschreibungen ist ein Nutzer mit hinterlegter FaV-Zulassung. Falls noch nicht geschehen, kann die Angabe auf der Admin Webseite unter den Benutzerprofilen vorgenommen werden.

Falls es für den ausgewählten Patienten eine Einschreibung aufgrund der hinterlegten Versicherung möglich ist, erschein ein FaV und HzV Button in den Stammdaten des Patienten. Um einen Patienten in den FaV Vertrag einzuschreiben, klickt man auf den FaV Button und wählt Einschreibung starten aus.

Anschließend wählt man den Vertrag und den einzuschreibenden Arzt aus. Nach Ausdruck der Versichertenteilnahmeerklärung, kann der vierstellige TE-Code eingetragen werden. Mit Bestätigung der Unterschrift des Patienten, kann die Teilnahmeerklärung online übertragen werden. Nach erfolgreicher Übertragung wird vertragsabhängig automatisiert ein Schein angelegt, wodurch eine sofortige Dokumentation möglich ist.

Die Vertragsteilnahme eines Patienten kann über die Online-Teilnahmeprüfung manuell durchgeführt werden. Für die Verträge AOK und Bosch BKK wird die online Teilnahmeprüfung automatisch durchgeführt. Eine Einsicht über die HPM Teilnahmeprüfungen erhält man über die Schaltfläche HPM-Prüfverlauf.

Unterschiedliche Statusarten des FaV Buttons:

Potentieller Patient, der in einen FaV Vertrag eingeschrieben werden kann

Vertreterarzt

Patient ist eingeschrieben, jedoch fehlt die Bestätigung der Krankenkasse

Patient ist erfolgreich eingeschrieben

Informationen von garrioPRO weichen vom HPM ab

Nimmt ein Arzt nur an den Facharztverträgen und nicht an den Hausarztverträgen teil, wird der HzV Button aus Informationsgründen angezeigt, um den Einschreibestatus der HzV nachzuvollziehen.

DMP Einschreibung

Voraussetzung für DMP-Einschreibungen ist ein Nutzer mit hinterlegter DMP-Zulassung. Falls noch nicht geschehen, kann die Angabe auf der Admin Webseite unter den Benutzerprofilen vorgenommen werden.

Um einen Patienten in ein DMP-Programm einzuschreiben, klickt man auf den Button DMP, der sich bei den Stammdaten des Patienten befindet. Anschließend wählt man das DMP-Programm aus und klickt auf Einschreibung starten. Die Einschreibung kann ebenfalls über die Dokumentationsleiste gestartet werden. Es öffnet sich das Fenster zur Einschreibung, in dem Informationen zur Vertragsteilnahme abgefragt werden. Mit erfolgreichem Versenden der DMP-Einschreibung wird der Button in den Patientendaten grün markiert. Der Button zeigt ebenfalls die Anzahl der Einschreibungen in DMP Programme an sowie ein rotes Ausrufezeichen, falls die Erst-/Folgedokumentation noch aussteht. Durch Navigation über den DMP Button gelangt man in die Erst-/Folgedokumentation.

In der obersten Leiste des Dokumentationsfenster, sind die Stammdaten des Patienten zu finden. Auf der linken Seite der DMP Dokumentation sind generelle Informationen wie die DMP Fallnummer, der Behandlungsschein oder Informationen im Bezug auf den Arzt zu finden. Klickt man auf den Button Datenübernahme, öffnet sich ein Fenster mit den Vitalparametern des Patienten, hier kann man einen Haken vor dem Parameterwert setzen, dadurch werden die Vitalparameter automatisch in das DMP übernommen und sind auf der rechten Seite der Dokumentation zu sehen. Benötigt man Hilfe beim Ausfüllen der Formulare, findet man unter dem Button Ausfüllanleitungen die Ausfüllanleitungen zu allen DMP-Dokumentationen.

Auf der rechten Seite der DMP Dokumentation sind die medizinischen Informationen über den Patienten zu finden. Falls nicht alle Informationen durch die Datenübernahme ausgefüllt wurden, müssen hier die Pflichtangaben angegeben werden. Um zu prüfen ab man alle Felder richtig ausgefüllt hat, klickt man auf den Button Plausibilitätsprüfung. Wurde ein Feld übersehen oder fehlerhaft aufgefüllt, erscheint eine Fehlermeldung und die Dokumentation wird nicht an die Datenannahmestelle versendet. Möchte man das Dokument nur abspeichern, klickt man auf Speichern. Um das Dokument auszudrucken, klickt man auf drucken und abschließen, dann wird es automatisch vom System auf seine Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft, versendet und ausgedruckt. Um die Dokumentation abzuschließen, klickt man auf Abschließen und die Dokumentation wird vom System geprüft und an die Datenannahmestelle gesendet.

CAVE

Unterhalb der Patientenstammdaten befindet sich das CAVE Feld. Hier können wichtige Information über den Patienten eintragen werden. Die eingetragenen Informationen im CAVE, werden anschließend beim Druck von Dokumenten angezeigt.

Allergien

Unterhalb der Komponente CAVE befinden sich die Allergien. Hat der Patient eine Allergie, kann man diese durch Klicken auf das Allergiefeld in das Fenster, dass sich daraufhin öffnet eintragen. Möchte man die Allergie verordnungsrelevant markieren, so setzt man die jeweilige Checkbox. Mit dieser Markierung „verordnungsrelevant“ erscheint eine Warnung bei der Verordnung von Medikamenten, auf die der Patient allergisch reagiert. Hat der Patient mehrere Allergien, kann man durch Klicken auf den Button „Allergie hinzufügen“ weitere Allergien angeben.

Fallübersicht

In der Fallübersicht erhält man eine Übersicht aller nicht abgerechneten Behandlungsfälle des Patienten. Die Behandlungsfälle sind nach Quartal gruppiert. Eine Übersicht über alle Behandlungsfälle erhält man durch Klick auf die zwei Pfeile oben rechts. Hierdurch öffnet sich eine Übersicht aller Fälle.

Der blau hervorgehobene Abrechnungsfall ist der, auf dem man aktuell dokumentiert. Bei einem ausgewählten Fall kann man durch Klicken auf das runde Symbol alle Diagnosen und Leistungen, die auf den Fall dokumentiert wurden, fokussieren. Durch nochmaligen Klick auf das Symbol gelangt man wieder aus dem Fokus heraus. Durch die drei Punkte gelangt man in ein Menü, in dem man den Schein bearbeiten oder löschen kann.

Relevante Informationen zur Versicherung oder zum Fall werden durch Icons dargestellt, die in der nachfolgenden Abbildung genauer beschrieben werden.

Erstellen von Scheinen

Innerhalb der Scheinübersicht kann man einen neuen Schein für den ausgewählten Patienten anlegen. Hierzu kann man auf den Button Neu / Pfeil nach unten klicken, falls noch kein Schein existiert. Daraufhin öffnet sich das Fenster zum Erstellen eines Scheins. Felder, die mit einem roten Stern markiert sind, sind verpflichtend auszufüllen.

Aktualisieren der Krankenversicherung

Eine Krankenversicherung anlegen oder aktualisieren ist über drei Wege im System möglich.

Patientenstammdaten

In den Patientenstammdaten findet man den Reiter „Versicherung“, durch den man durch Anklicken zu den Feldern der Versicherung geleitet wird. In diesem Bereich kann man die aktuelle Versicherung aktualisieren mithilfe des Stiftsymbols oder eine neue Krankenversicherung hinzufügen. Hat man alle Felder ausgefüllt, klickt man unten rechts auf den Button „Aktualisieren", um die Eingaben zu übernehmen.

Fallübersicht

Möchte man bei einer bereits vorhandenen Krankenversicherung etwas abändern oder eine neue Krankenversicherung hinzufügen, öffnet man ebenfalls das Patientenprofil des gewünschten Patienten und klickt in der Scheinübersicht auf den Pfeil, um eine neue Krankenversicherung hinzufügen. In diesem Bereich kann man die aktuelle Versicherung aktualisieren mithilfe des Stiftsymbols oder eine neue Krankenversicherung. Hat man alle Felder ausgefüllt, klickt man unten rechts auf den Button „Aktualisieren“, um die Eingaben zu übernehmen.

Schein anlegen

Möchte man bei einer bereits vorhandenen Krankenversicherung etwas abändern oder eine neue Krankenversicherung hinzufügen, kann man dies ebenfalls beim erstellen eines Scheines abändern. Hierzu legt man, wie im oben beschriebenen Kapitel einen neuen Schein an und scrollt anschließend zum Bereich „Versicherung“. In diesem Bereich kann man die aktuelle Versicherung aktualisieren mithilfe des Stiftsymbols oder eine neue Krankenversicherung. Hat man alle Felder ausgefüllt, klickt man unten rechts auf den Button „Aktualisieren“, um die Eingaben zu übernehmen.

Vitalparameter

Um die Vitalparameter einzutragen, klickt man auf das umrahmte Stiftsymbol , daraufhin öffnet sich im rechten Bereich des Bildschirms ein Fenster, in das man nun die Vitalparameter des Patienten eintragen kann. Die eingetragenen Daten werden in einer Historie vermerkt und man kann sie gegebenenfalls auch direkt bei einer DMP-Einschreibung mit übernehmen.

3 Patientenverwaltung

3.5 Patienten einschreiben (HzV/FaV)

Einschreibung von Patienten

Wird bei einem Patienten eine Versichertenkarte eingelesen, erfolgt bei den Online- Verträgen automatisch eine Online-Teilnahmeprüfung, ob dieser Patient schon eingeschrieben ist. Falls eine Einschreibung möglich ist, wird Ihnen der Selektivbutton angezeigt, über den Sie eine Einschreibung starten können.
Die Einschreibung wird über den HzV/FaV-Button gestartet. Anschließend wählt man den Vertrag und den Einzuschreibenden Arzt aus. Nachdem Ausdruck ihrer Versichertenteilnahmeerklärung, öffnet sich das Eingabefeld für den TE-Code (4-stelliger Code). Nach Bestätigung der Unterschrift des Patienten, haben Sie die Möglichkeit die Teilnameerklärung online zu übertragen.
Nach erfolgreicher Übertragung wird vertragsabhängig automatisiert ein Schein angelegt, sollte eine sofortige Dokumentation (SANE) möglich sein. Andernfalls wird der Status als beantragt beibehalten, bis die Teilnahme durch eine Online-Teilnahmeprüfung bestätigt wird.
Um vergangene Vertragsteilnahmen jederzeit einsehen zu können, kann über den FaV- Button eine Vertragsteilnahmehistorie aufgerufen werden.

Hinweis: Nimmt ein Arzt nur an den Facharztverträgen und nicht an den Hausarztverträgen teil, wird der HzV-Button aus informativen Gründen angezeigt, um den Einschreibestatus der HzV nachzuvollziehen. Nimmt ein Hausarzt in Baden-Württemberg nur an den HZV-Verträgen teil, wird der FAV-Button angezeigt, um eine Einschreibung in die Facharztebene parallel durchführen zu können.

3 Patientenverwaltung

3.6 Patientenübersicht

Patientenübersicht/ Selektivverträge/ nicht übermittelte Einschreibungen

Öffnet man die Patientenübersicht und navigiert zur gefilterten Ansicht der Selektivverträge oder der nicht übermittelten Einschreibungen, können Sie den aktuellen Einschreibestatus für alle Patienten einsehen.

4 Dokumentation in der Patientenakte

4.1 Behandlungsverlauf

Der Behandlungsverlauf zeigt die Dokumentationen, wie Anamnese Diagnose, Notizen etc. im Patientenprofil an. Die Dokumentation kann über das Suchfeld durchsucht werden. Möchte man ausschließlich ausgewählte Dokumentationskategorien angezeigt bekommen, klickt man auf die Auswahlliste und wählt die Kategorien aus, die man angezeigt bekommen möchte. Dementsprechend werden alle anderen Dokumentationen ausgeblendet. Das Feld ermöglicht die Filterung eines gewünschten Zeitraums. So werden ausschließlich Dokumentationen des gewählten Zeitraums, angezeigt. Zwei weitere Optionen befinden Sich innerhalb des Buttons . Zum einen die Anzeige der Dokumentation in einer vordefinierten Reihenfolge und zum anderen der Wiederherstellungsmodus. Ist der Wiederherstellungsmodus aktiviert, können Änderungen nachvollzogen werden sowie gelöschte Einträge wiederhergestellt werden. Neben dem Wiederherstellungsbutton befindet sich ein T . Über diese Schaltfläche kann die Schriftgröße der Akte verändert werden.

4 Dokumentation in der Patientenakte

4.2 Dokumentation in der Dokumentationsleiste

Hat man ein Patientenprofil aufgerufen, findet man im unteren Bereich des Behandlungsverlaufs die Dokumentationsleiste . Um eine Dokumentationskategorie auswählen zu können, gibt man nun ein + ein und es erscheint ein Fenster mit den möglichen Dokumentationskategorien. Nun kann man die gewünschte Dokumentationskategorie durch runterscrollen mit der Maus oder durch die Pfeiltasten (↑, ↓) auf der Tastatur suchen. Andernfalls gibt man den Buchstaben der gewünschten Dokumentationskategorie (z.B. N für Notiz) direkt in die Dokumentationsleiste ein und drück anschließend auf die Leertaste.

Auf der rechten Seite des Bildschirms ist der Behandlungsschein zu sehen, auf den die Diagnose bzw. Leistung dokumentiert wurde. Möchte man eine Dokumentation löschen, klickt man auf die drei Punkte auf der rechten Seite und anschließend auf „Löschen“. Ebenso kann man auf „Datum ändern“ klicken, um das Dokumentationsdatum zu ändern. Anhand der angezeigten Kürzel des Users im rechten Bereich des Dokumentationsfensters, lässt sich der Verfasser dieser Dokumentation identifizieren.

Bei bestimmten Leistungen werden zusätzliche Angaben gefordert, wie z.B. die Angabe der Uhrzeit. Um sie anzugeben, tippt man nach Eingabe der Leistungsziffer auf das +. Daraufhin erscheint ein Fenster, in dem man die Zusatzangebe auswählt. Bei dem Beispiel Uhrzeit ist zu beachten, dass eine vierstellige Zahlenfolge, ohne Sonderzeichen einzutragen werden muss. Um die Änderung zu bestätigen, klickt man auf “Enter”.

4 Dokumentation in der Patientenakte

4.3 Wiederherstellungsmodus

Mit Aktivieren des Wiederherstellungsmodus erhält der Nutzer eine Übersicht über die erstellten, gelöschten, wiederhergestellten sowie aktualisierten Einträge im Behandlungsverlauf. Die Einträge sind jeweils farblich hervorgehoben, entsprechend der Legende. Um detailliertere Informationen über die Änderungen eines spezifischen Eintrags zu erhalten, kann diese über den Papierstapel am rechten Rand der Dokumentation geöffnet werden. Anschließend erhält man einen Versionsverlauf mit Datum und Uhrzeit, der jeweiligen Aktivität und Aktualisierung durch die entsprechende Person. Hierdurch werden alle Änderungen innerhalb der Patientenakte lückenlos festgehalten.

4 Dokumentation in der Patientenakte

4.4 Aufrufen von Textmodulen

Textmodule, die auf der Admin Webseite erstellt wurden, können über innerhalb der Patientenakte aufgerufen werden. Hierzu öffnet man zunächst die gewünschte Patientenakte. In der Dokumentationsleiste gibt man nun das gewünschte Dokumentationskürzel und das Leerzeichen ein, um die Dokumentation zu beginnen (z.B. „N“ und Leerzeichen).

Danach kann die Eingabe in der Dokumentationsleiste starten. Durch Eingabe des Aufrufkürzels kann das Textmodul aufgerufen werden. Es erscheint ein Fenster mit dem gewünschten Textmodul. Durch Auswahl des Textmoduls wird dieses an die gewünschte Stelle eingefügt.

4 Dokumentation in der Patientenakte

4.5 Aufrufen von Aktionsketten

Um eine Aktionskette aufzurufen, muss man ein Patientenprofil öffnen und in der Dokumentationsleiste Aktionskette auswählen oder in die Dokumentationsleiste AK eingeben. Daraufhin erscheint ein Fenster mit definierten Aktionsketten, aus denen gewählt werden kann. Mit der direkten Auswahl wir die Aktionskette gestartet. Mit Klick auf das Auge auf der rechten Seite gelangt man zu einer Übersicht der Schritte der Aktionskette. In dieser Übersicht können einzelne Schritte individuell angepasst werden und anschließend die Aktionskette gestartet werden.

Mit Start der Aktionskette werden die einzelnen Schritte dieser durchlaufen. Bei einer erforderten Nutzereingabe bleibt die Aktionskette an diesem Schritt stehen und wartet auf die Nutzeraktion. Bei keiner Nutzereingabe durchläuft sie die einzelnen Schritte. Den Fortschritt der Aktionskette ist in einer Leiste zu erkennen. Hier wird der aktuelle Schritt angezeigt sowie der darauffolgende. Zusätzlich kann die Aktionskette über diese Leiste gestoppt werden.

4 Dokumentation in der Patientenakte

4.6 Dokumentation Selektivverträge (HzV/FaV)

Dokumentation

Sobald eine Vertragsteilnahme aktiviert ist und ein automatischer oder manueller Schein erstellt wurde, kann die Dokumentation der Selektivvertragsziffern begonnen werden. Bitte beachten Sie die korrekte Scheinauswahl in ihrer Fallübersicht, um Medikationen usw. aus dem Selektivbereich aufzurufen und Fehldokumentationen gegenüber der KV zu vermeiden.

5 Verordnungen

5.1 Medikation

Um das Medikationsmodul nutzen zu können, muss zum einen ein Patient angelegt sein sowie ein zugehöriger Abrechnungsschein angelegt werden. Andernfalls ist die Funktion der Verordnung nicht aufrufbar. Über den Reiter Medikation in der Patientenakte gelangt man in die Medikamentenübersicht.

Innerhalb der Suchoption kann nach den Bereichen Handelsname, Wirkstoff sowie Hersteller gesucht werden. Um nur in einzelnen Bereichen zu suchen, wie z.B. eine kombinierte Wirkstoffsuche, wählt man die anderen Checkboxen ab. Eine kombinierte Abfrage in einem Bereich erfolgt mit der Trennung eines Kommas. Nach einer genauen PZN (immer 8-stellig), ATC- Klassifikation oder nach ICD-Code bzw. Diagnosetext kann gesucht werden, nachdem der gewünschte Suchparameter vorab ausgewählt wurde. Ist die Option gesetzt, wird in diesen Bereichen nach Treffern gesucht. Es muss keine Option ausgewählt sein, um die Suche zu beginnen. Eine Unterscheidung zwischen Groß- und Kleinbuchstaben erfolgt nicht.

In der ersten Spalte Punkt werden die Handelsnamen, Wirkstoffe, Konzentration sowie ggfs. Herstellerinformation angezeigt. Die dazugehörige Packungsgrößen findet man unter Punkt . Die gesamten Suchergebnisse kann man mit dem Pfeil nach oben/unten anpassen. Unter Punkt werden die jeweiligen Darreichungsformen aufgeführt. Den Gesamtpreis und die dazugehörige Indikation sieht man unter Punkt - hier kann ebenfalls entnommen werden, ob der Apothekerpreis höher/niedriger als der Festpreis ist. Die Suchergebnisse kann man sich aufsteigend/absteigend nach Preisen anzeigen lassen. Die Informationen über die Zuzahlungen seitens der Patienten werden unter Punkt angezeigt. Daneben werden zugehörige Icons mit Informationen über das Produkt dargestellt. Unter Punkt kann der Hersteller entnommen werden. Zusätzlich kann die Ansicht durch die Filter nur rabattierte Produkte und nur registrierte Produkte eingeschränkt werden. Im Falle von keinen vorhandenen Suchergebnissen, ermöglicht garrioPRO die Verordnung einer Freitextverordnung.

Wenn man ein Produkt ausgewählt hat, kann man es über den Button + Auf Rezept übernehmen auf das Rezept mit übernehmen. Bei Auswahl von + Auf BMP übernehmen wird das ausgewählte Produkt dem bundeseinheitlichen Medikationsplan (BMP) hinzugefügt.

Der Rezeptübersicht können beliebig viele Produkte hinzugefügt werden. Alle Medikamente werden dem jeweiligen Rezeptformular automatisch zugewiesen (Muster 16, grünes Rezept o.a.). Die Auswahl des Formulars kann im Rezeptpool jederzeit editiert werden. Des Weiteren kann in der Rezeptübersicht bereits die Dosierungen zur Einnahme oder Zusatzinformationen dokumentiert werden, sowie die Auswahl von Dj („Dosierungsanweisung vorhanden: ja“ insofern dem Patienten ein Medikationsplan vorliegt), Auswahl von E- Rezept, Auswahl einer Ersatzverordnung oder die Auswahl im Falle einer Verordnung zur Behandlung bei künstlicher Befruchtung.

Die Rezeptübersicht kann unabhängig jederzeit neben der Suche geöffnet werden. Wenn alle Produkte ausgewählt und der Übersicht hinzugefügt wurden, kann auf Druckvorschau geklickt werden. In der Druckvorschau hat man die Möglichkeit jederzeit zur Rezeptübersicht zurückzuerlangen, um dem Rezept weitere Medikamente hinzuzufügen. Mit klick auf Verordnen wir das jeweilige Rezept gedruckt.

Favoritenliste

Innerhalb der Medikationssuche können durch setzen des Stern Symbols Favoriten markiert werden. Durch aktivieren des Filters Anzeige Hausapotheke werden die favorisierten Medikamente angezeigt und können durchsucht werden.

Preisvergleich, Fachinformationen, Zusammensetzung, Pricus Liste

Bei Auswahl eines Produktes, öffnet sich die erweiterte Ansicht auf der rechten Seite des Bildschirms. Die ausgeklappten Informationen auf der rechten Seite geben ihnen alle Basisinformationen über das ausgewählte Produkt. Über den Wechsel der Ansicht zu Preisvergleich bekommt man das vorab ausgewählte Produkt und die passenden Substitutionsvorschläge angezeigt. Bei Auswahl eines neuen Produktes, übernimmt man dieses auf das Rezept. Die Schaltflüche Zusammensetzung ermöglicht einen genaueren Blick in die Zusammensetzung des ausgewählten Medikaments. Der Aufruf der Fachinformationen zeigt die gesamte Packungsbeilage des Produktes an. Die Priscus-Liste enthält potentiell inadäquate Medikation im Alter (PIM), die bei älteren Menschen vermieden werden sollte.

eRezept

eRezept versenden

Um ein eRezept auszustellen, muss innerhalb der Medikation nach einem Medikament gesucht werden. Nach der Auswahl eines Medikaments und des Hinzufügens zum Rezeptpool erscheint bei Kassenrezepten (Muster 16) die Auswahl eRezept. Durch Auswahl der Checkbox eRezept und Klick auf den Button Verordnen wird das Kassenrezept als eRezept versendet. Mit Versenden des eRezeptes gelangt man zurück in die Patientenakte. Innerhalb der Akte wird das eRezept in dem Behandlungsverlauf mit aktuellem Status angezeigt.Darüber hinaus gibt es die Ansicht eMuster-Center, in der im Tab eRezept alle erstellten eRezepte aufgelistet werden. Die Ansicht kann nach verschiedenen Parametern gefiltert werden, um eine Übersicht über den Status der eRezepte zu erhalten.

Wiederverordnung

Eine Wiederverordnung kann mit wenigen Klicks vom Behandlungsverlauf oder der Ansicht der verordneten Medikamente ausgestellt werden. Zudem kann das verordnete Rezept erneut angezeigt werden, das Datum verändert, gelöscht werden oder als „nicht abgeholt“ markiert werden.

Diese Funktion gewährleistet eine korrekte Berechnung der Arzneimittel, welche dem Patienten noch zur Verfügung stehen und verhindert eine Mehrfachverordnung.

Rote / Blaue-Hand-Briefe

In den Rote-Hand-Briefen informieren pharmazeutische Unternehmer Ärzte und Apotheker unter anderem über neu bekannt gewordene Nebenwirkungen von Arzneimitteln oder über Rückrufe fehlerhafter Arzneimittelchargen. Die Dokumente können neben der Medikamentensuche über den Button mit der roten Hand aufgerufen werden. Zusätzlich wird neben den betroffenen Produkten in der Ergebnisliste der Medikationssuche die rote Hand angezeigt, wodurch das spezifische Dokument angezeigt werden kann.

Die Blauen-Hand-Briefe beinhalten ergänzend zur Packungsbeilage und Fachinformation spezifisches Schulungsmaterial mit weiteren Empfehlungen, wie sich Risiken für Patienten so weit wie möglich vermeiden lassen. Für die betroffenen Produkte wird dies in der Ergebnisliste der Medikationssuche mit einer blauen Hand angezeigt. Durch Klicken auf die blaue Hand können die Dokumente geöffnet werden.

IWW Suche

Im Rahmen der Arzneimittel-Vereinbarungen (ARV) werden seit 2017 für gewisse Regionen Daten zur indikations-gerechten wirtschaftlichen Wirkstoffauswahl (IWW) zur Verfügung gestellt. Für entsprechende Regionen kann über den Button IWW die Baumstruktur öffnen. Klappt man den sogenannten IWW-Baum weiter auf, erhält man zu den Unterindikationen die zugehörigen Wirkstoffempfehlungen. Die Auswahl der Wirkstoffempfehlungen obliegt der jeweiligen KV. Durch Klick auf den Hypertextlink wird in die Suchergebnisliste gewechselt.

Arzneimittelrichtlinie (AM-RL)

In der Arzneimittel-Richtlinie sind die allgemeinen Grundsätze für die Verordnung von Arzneimitteln, stofflichen Medizinprodukten und Verbandmitteln in der vertragsärztlichen Versorgung festgehalten. Die Dokumente der Arzneimittel-Richtlinie (Anlage I bis XII) sind über den Button AM-RL auf der rechten Seite innerhalb der Medikation zu finden.

5 Verordnungen

5.2 Bundeseinheitlicher Medikationsplan (BMP)

Standardmäßig erfolgt die chronologische Anzeige der verordneten Medikamente, insofern kein Medikament gesucht wird. Verordnete Medikamente können mit Hilfe der Schaltfläche, wie im nachfolgenden Bild gezeigt, dem aktuellen Medikationsplan hinzugefügt werden. Zusätzlich kann jedes Produkt aus der Medikamentensuche dem Medikationsplan mit + Auf BMP übernehmen hinzugefügt werden.

Durch Wechsel der Ansicht von Verordneten Medikamenten in BMP werden alle dokumentierten Einträge des Bundeseinheitlichen Medikationsplans angezeigt. Die Darstellung ist im nachfolgenden Bild zu erkennen. Unter Punkt können dem Medikationsplan zusätzlich zu den Medikamenten Rezepte, Überschriften und Freitext hinzugefügt werden. Zusätzlich kann die Reihenfolge der Einträge angepasst werden. Über Drag and Drop kann jeder Eintrag beliebig verschoben und positioniert werden.

Ein aktueller Medikationsplan kann über Punkt ausgedruckt werden. Um einen externen Medikationsplan einzuscannen, wählt man den Button der mit gekennzeichnet ist. Falls es zu Unterschieden zwischen dem eingescannten und bestehenden BMP kommen sollte, werden die Unterschiede farblich hervorgehoben. In dem darauffolgenden Button, der mit gekennzeichnet ist, können Patienteninformationen wie beispielsweise Allergien hinzugefügt werden. Mit dem letzten Button kann die Gültigkeit der Medikamente mit der Datenbank überprüft werden.

Alle Aktionen werden im Behandlungsverlauf automatisch dokumentiert und können von hier nachvollzogen werden. Im Falle von gespeicherten Verordnungen, wird man darauf hingewiesen diese auszudrucken, um die Verordnung zu vervollständigen.

5 Verordnungen

5.3 Digitale Gesundheitsanwendungen (DiGA)

Digitale Gesundheitsanwendungen (DiGA) können von Ärzten und Psychotherapeuten verordnet werden, um bei der Erkennung und Behandlung von Krankheiten zu unterstützen.

Um das DiGA Modul nutzen zu können, muss ein Patient geöffnet sein sowie ein zugehöriger Abrechnungsschein angelegt werden. Andernfalls ist die Funktion der Verordnung nicht aufrufbar. Über den Reiter DiGA in der Patientenakte gelangt man in die Übersicht der Digitalen Gesundheitsanwendungen.

Innerhalb der Suchoption kann nach dem Namen gesucht werden. Zusätzlich kann über die darunterliegenden Filter das Suchergebnis eingeschränkt werden.

Durch Auswahl der digitalen Anwendung über den + Button können die Details hierzu eingesehen werden. Mit Klick auf Verordnen, gelangt man in die Druckvorschau, in der die digitale Anwendung auf einem Rezept dargestellt wird und verordnet werden kann.

5 Verordnungen

5.4 Hilfsmittel

Um zu den Hilfsmitteln zu gelangen, muss man ein Patientenprofil aufrufen und dort auf den Reiter „Hilfsmittel“ klicken. Es öffnet sich das „Hilfsmittel Fenster“. Hier kann man nun, durch Klicken in das entsprechende Feld, auswählen ab man im Hilfsmittelkatalog nach einem Hilfsmittel suchen, oder es manuell eintippen möchte. Entscheidet man sich für den Katalog, kann man durch Klicken auf den Pfeil im Feld der Produktgruppen , eine Produktgruppe auswählen. Im nächsten Feld, kann man die Lokalisation auswählen, in der das Hilfsmittel angewendet wird (z.B. Sprunggelenkt, Knie, Handgelenk, Atmungsorgane). In das Feld der Untergruppen , kann man die Untergruppe auswählen, zu der das Hilfsmittel gehört (z.B. Bandage für Ellenbogen).

Nun werden die Hilfsmittel, die zu den ausgewählten Kategorien im Katalog vorhanden sind, angezeigt. Hier kann man sich die Einzelproduktliste des jeweiligen Hilfsmittels anzeigen lassen und/oder das Hilfsmittel durch Klicken auf Verordnen, verordnen.

5 Verordnungen

5.5 Heilmittel

Das Heilmittelmodul kann aus der Patientenakte heraus über den Button Heilmittel geöffnet werden. In dieser Ansicht können die Auswahlparameter zur Verordnung eines Heilmittels gewählt werden.

Im Heilmittelbereich kann zwischen I. Maßnahmen der Physiotherapie, II. Maßnahmen der Podologische Therapie, III. Maßnahmen der Stimm-, Sprech-, Sprach und Schlucktherapie, IV. Maßnahmen der Ergotherapie und V. Maßnahmen der Ernährungstherapie gewählt werden.

Auswahlfeld Diagnosen kann eine bereits dokumentierte Diagnose ausgewählt werden. Zusätzlich können hier auch neue Diagnose mit aufgenommen werden. Falls eine weitere Diagnose nötig ist, kann diese in weitere Diagnosen (optional) hinzugefügt werden.

Innerhalb der Diagnosegruppe stehen die für den Heilmittelbereich zu Verfügung stehenden Diagnosegruppen zur Auswahl. Die meisten Diagnosen sind mit Info Button versehen, die Beispiele für die jeweilige Diagnosegruppe anzeigen.

Es können ein oder mehrere verordnungsbegründende Leitsymptomatiken im Verordnungsprozess hinzugefügt werden. Bei der Auswahl einer patientenindividuellen Leitsymptomatik gibt es ein weiteres Textfeld, in dem diese als Freitext eingetragen werden muss. Ohne das Eintragen eines Freitextes in der patientenindividuellen Leitsymptomatik, kann die Verordnung nicht abgeschlossen werden.

In der Zeile, die mit der Nummer markiert ist, können mehrere Auswahlen zur Verordnung getroffen werden. Es kann die Auswahl zu einem Therapiebericht, Hausbesuch und Besonderer Behandlungsbedarf innerhalb von 14 Tagen getroffen werden.

Im nächsten Schritt können vorrangige und ergänzende Hilfsmittel ausgewählt werden. Mit der Auswahl eines Heilmittels kann die Menge festgelegt werden. Durch die Hinweissteuerung wird der Nutzer darauf hingewiesen, wenn beispielsweise die jeweilige Höchstmenge überschritten wurde .

Im Feld Therapiefrequenz hat man die Möglichkeit, eine vorgegebene Therapiefrequenz auszuwählen oder eine eigene Therapiefrequenz festzulegen.

Im Informationsfeld können weitere Hinweise zu ggf. Therapie oder weitere medizinische Befunde und Hinweise eingetragen werden. Diese werden in das vorgesehene Feld auf der Heilmittelverordnung mit übernommen.

Mit Klick auf den Button Verordnen öffnet sich die Verordnungsansicht mit der befüllten Heilmittelverordnung. In der Ansicht der Heilmittelverordnung ist das Muster 13 mit allen ausgewählten Informationen zu sehen. Mit Speichern oder Drucken des Heilmittels wird ein neuer Karteieintrag angelegt. Falls die Heilmittelverordnung gespeichert wurde, wird ein Hinweis angezeigt.

Wiederverordnung

Im Behandlungsverlauf werden alle verordneten Heilmittel angezeigt. Mit Klick auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Karteieintrags kann auf die zurückliegende Verordnung zugegriffen werden. Mit diesem Aufruf gelangt man in die Ansicht der Heilmittelauswahl zurück. In dieser sind alle Einträge der vorherigen Verordnung ausgewählt und können abgeändert werden. Die Verordnung findet wie in der Vorgehensweise beschrieben statt.

Standardisierte Heilmittelkombinationen

Im Bereich der Physiotherapie können standardisierte Heilmittelkombinationen verordnet werden. Wenn die Kriterien für eine standardisierte Heilmittelkombination zutreffen, erscheint die Auswahl zur standardisierten Heilmittelkombination . Die Verordnung von standardisierten Heilmitteln kann ohne die Auswahl zusätzlicher Heilmittel aus der Übersichtsliste abgeschlossen werden. Falls der standardisierten Heilmittelkombination Heilmittel hinzugefügt werden, müssen mindestens drei Heilmittel hinzugefügt werden, um die Verordnung abzuschließen. Es ist hierbei egal ob vorrangige oder ergänzende Heilmittel ausgewählt werden.

Langfristiger Heilmittelbedarf & Besonderer Verordnungsbedarf

Der Besondere Verordnungsbedarf und Langfristige Heilmittelbedarf wird durch eine Hinweismeldung dargestellt. Weitere Informationen zur Diagnoseliste des LHB/BVB sind auf der verlinkten Webseite zu finden.

Beantragung eines langfristigen Heilmittelbedarfs

Der beantragte und genehmigte langfristige Heilmittelbedarf kann innerhalb des Patientenprofils hinzugefügt werden. Hierzu muss in den Reiter Versicherung gescrollt werden und die Checkbox für den genehmigten langfristigen Heilmittelbedarf gesetzt werden. Durch das Auswählen der Checkbox stehen weitere Felder zur Verfügung, um den langfristigen Heilmittelbedarf festzuhalten. Die Angabe ICD-Code sowie die Angabe der Diagnosegruppe sind verpflichtend. Hierzu können noch vorrangige sowie ergänzende Heilmittel aus einer Auswahlliste hinzugefügt werden. Abschließend kann der Gültigkeitszeitraum des LHM durch die Angabe eines Enddatums begrenzt werden. Im Hinweisfeld können zusätzliche Informationen gespeichert werden. Mit Klick auf den Button Hinzufügen einer Genehmigung eines langfristigen Heilmittelbedarfs können weitere genehmigte langfristige Heilmittel dem Patienten hinzugefügt werden.

6 Formulare und Dokumente

6.1 Formulare

Um ein Papierformular wie eine Überweisung zu erstellen, ruft man das jeweilige Patientenprofil auf, für welches man das Formular erstellen möchte. Im Patientenprofil klickt man auf Formulare, diese sind im Behandlungsverlauf ganz oben, neben den Heilmitteln zu finden. Hier sind alle Formulare gelistet.

Nachdem man das gewünschte Formular gewählt hat, gibt es die Möglichkeit über die drei Punkte rechts nur den Patientenkopf oder ein Blankoformular zu drucken. Möchte man das Formular ausfüllen, klickt man auf Öffnen. In der Vorschau kann man die auszufüllenden Felder durch Anklicken befüllen. Die Ausfüllhilfe im rechten Bereich des Fensters unterstützt beim Befüllen der Pflichtfelder. Hat man das Formular vollständig ausgefüllt, kann man es durch Klicken auf Speichern bzw. Drucken im unteren, rechten Bereich, abspeichern oder ausdrucken.

eAU

eAU versenden

Möchte man eine eAU versenden, öffnet man das gewünschte Patientenprofil und ruft die eAU über den Reiter Formulare auf. Nachdem man die AU vollständig aufgefüllt hat, können die Einstellungen zur Signatur auf der rechten Bildschirmseite geprüft werden. Zusätzlich zum digitalen Übermitteln der eAU kann auch eine Kopie für die Versicherung, den Arbeitgeber und den Patienten erstellt werden. Klickt man auf speichern, wird die eAU vorerst nur abgespeichert, senden wird sie direkt versandt. Im Patientenprofil wird die eAU und Ihr Status (Versendet, gespeichert) angezeigt und kann, wenn gewünscht auch ausgedruckt werden.

6 Formulare und Dokumente

6.2 Briefschreibung

Um einen Brief zu erstellen, öffnet man zuerst die das Patientenprofil und gibt in die Dokumentationsleiste BR und anschließend die Leertaste ein oder tippt das Slash Zeichen ein und scrollt in der Auswahl nach ganz unten bis zum Brief.

Daraufhin öffnet sich der in garrioPRO integrierte Texteditor. Im ersten Schritt kann man über Feld die gewünschte Briefvorlage auswählen. Über das Feld kann man den Behandlungsverlauf anpassen und somit Daten über den festgelegten Zeitraum mit in den Brief übernehmen. Klickt man in das Dokument und gibt das Slash-Zeichen ein, kann man Dokumentationen direkt aus dem Patientenprofil übernehmen. Über Feld kann der Absender gewählt werden. Das Feld dient der Empfängerauswahl. Durch diese Auswahlen werden die Variablen im Arztbrief entsprechend befüllt. Variablen, die nicht befüllt sind, werden beim Druck nicht mit angezeigt und können ignoriert werden.

Man kann den Brief über den Button speichern und findet diesen anschließend im Patientenprofil wieder und über den Button Vorschau erhält man eine Vorschau des Briefes, welchen man anschließend über den Button drucken ausdrucken kann.

eArztbrief

eArztbrief versenden

Um einen eArztbrief zu versenden, öffnet man das gewünschte Patientenprofil und ruft durch die Eingabe der Tastenkombination BR den Arztbrief auf. Es öffnet sich der Arztbrief. Um einen eArztbrief zu versenden muss die Vorlage eArztbrief ausgewählt werden. Anschließend können die Daten wie in jedem Brief angepasst werden. Ist alles ausgefüllt, klickt man auf den Button Vorschau und kann anschließend den Brief elektronisch signieren, indem man auf den Button über KIM versenden klickt. Falls keine Komfortsignatur aktiviert wurde, erscheint der Dialog zur Eingabe der PIN am Kartenlesegerät. Wurde der eArztbrief signiert, öffnet sich nun das Fenster, in das die Empfänger-E-Mail-Adresse angegeben wird, sowie die Beschreibung der E-Mail. Der eArztbrief wird als PDF und xml-Datei versendet. Durch Klicken auf senden wird der eArztbrief versendet und man gelangt wieder zurück in das Patientenprofil, wo man den eArztbrief nun in den Dokumentationen sehen kann. Der Status des Briefes (Empfangen, wird versendet, noch ausstehend, gespeichert usw.) wird durch einen Tag am Ende der Dokumentationszeile angezeigt.

Zu beginn jedes Quartals wird die automatische Dokumentation der Ziffern 88130 bzw. 88131 beim ersten versenden bzw. beim ersten empfangen eines eArztbriefes abgefragt. Durch aktivieren dieser, werden sie automatisch in der Patientenakte dokumentiert. Die Einstellung kann innerhalb der Admin Webseite angepasst werden.

6 Formulare und Dokumente

6.3 Digitale Dokumente (eAU, eRezept, eArztbrief)

Die für den jeweiligen Patienten erstellten digitalen Dokumente eRezept und eAU sind über das Hauptmenü mit dem Button zu finden. In der eMuster-Center Übersicht gibt es die Ansicht eAU und eRezept. In dieser Ansicht werden alle eAUs sowie eRezepte mit dem entsprechenden Status dargestellt. Über die Filterfunktionen oder die Suche kann die Ansicht entsprechend eingeschränkt werden. Zusätzlich können Aktionen zu dem jeweiligen Eintrag über die drei Punkte auf der rechten Seite durchgeführt werden.

Um ein digitales Dokument versenden zu können, muss die HBA-Verbindung überprüft werden, damit die elektronische Signierung durchgeführt werden kann und es muss eine Verbindung zum KIM-Dienst bestehen.

eAU versenden

eArztbrief versenden

eRezept versenden

6 Formulare und Dokumente

6.4 Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement ist über das Hauptmenü über den Button Statistik zu finden. In dieser Ansicht können über den Button Importieren Dokumente vom Rechner in garrioPRO importiert werden. Über die Aktionen auf der rechten Seite des jeweiligen Eintrags, kann das jeweilige Dokument bearbeitet werden.

In dieser Ansicht kann der Patient ausgewählt werden, Sender, Dokumententyp sowie eine Beschreibung hinzugefügt werden. Mit Klick auf Aktualisieren werden die Änderungen übernommen. Nach erfolgreicher Zuordnung zu einem Patienten erscheint das Dokument ebenfalls im Behandlungsverlauf des Patienten und kann hier eingesehen werden.

7 Abrechnung

7.1 KV Abrechnung

Zur KV-Abrechnung gelangt man über das Hauptmenü Abrechnungsübersicht . Die Abrechnung wird in drei Schritten durchgeführt. Im ersten Schritt werden die Abrechnungsdaten ausgewählt. In Feld ist das abzurechnende Quartal zusehen. Falls mehrere Quartale zur Auswahl stehen, ist das gewünschte Quartal hier auszuwählen. Im folgenden Schritt wird die Praxis ausgewählt, für die eine Abrechnung erstellt werden soll. Ist nur eine Praxis hinterlegt, wird diese standardmäßig ausgewählt. Durch Klick auf das Zahlenrad, öffnet sich ein Fenster, indem man die eingeschalteten IT-Komponenten sehen kann. Die Einstellungen können auf der Admin Webseite angepasst werden. In Feld lassen Sich verschiedene Einstellungen zur Abrechnung treffen. Im ersten Punkt kann die Prüfung auf das Kodierregelwerk ein und ausschalten werden. Die darauffolgende Einstellung bezieht sich auf nicht abgerechnete Scheine (Nachzüglerscheine) aus den Vorquartalen. Durch Setzen der Checkbox werden die Nachzüglerscheine mit in die aktuelle Abrechnung übernommen. Der letzte Punkt in den Einstellungen bezieht sich auf den eArztbrief. Mit Auswahl dieser Einstellung werden die automatisch abgerechneten Ziffern 86900 und 86901 mit in die Abrechnung übernommen. Nach Auswahl der abrechnungsrelevanten Daten kann die Prüfung durch Klick auf den Button Daten überprüfen rechts unten gestartet werden.

Anschließend öffnet sich die Fehlerliste, die nach Patienten gruppiert ist. Fehler werden in rot, Warnungen in orange und Hinweise in grau angezeigt. Die Ansicht der Liste kann durch die Filterung nach Fehlern, Warnungen und Hinweisen angepasst werden. Um Fehler in der Liste auszubessern, klickt man auf den Button Bearbeiten, der sich auf der rechten Seite des Bildschirms befindet.

Hierdurch gelangt man in das Patientenprofil. Im Behandlungsschein des Patienten werden auf der rechten Seite in Form einer Checklist die Fehler angezeigt. Das Ausrufezeichen mit einer Zahl versehen gibt die Anzahl der Fehler im aktuellen Patienten an. Im jeweiligen Patientenprofil können nun die angezeigten Fehler verbessert werden. Um zum nächsten fehlerhaften Schein zu gelangen, klickt man auf den Pfeil im eingerahmten Bereich oben rechts. Hat man alle Fehler bearbeitet, kehrt man über den Pfeil im linken oberen Fensterbereich zurück zur Abrechnungsübersicht.

Nach dem Korrigieren der fehlerhaften Behandlungsscheine, kann die Überprüfung der Abrechnung mit Klick auf den Button im unteren rechten Eck nochmals gestartet werden. Alternativ kann man einen Schritt zurück in der Abrechnung gehen oder die vorhandenen Fehler ignorieren und fortfahren, wodurch man Patienten mit Fehler in der Abrechnungsdatei nicht berücksichtigt. Die Fehlerprüfung führt das Programm automatisch im Hintergrund durch.

Im letzten Schritt der Abrechnung gelangt man in die Abrechnungsübersicht mit den relevanten KVDT-Abrechnungsdokumenten. Im folgenden Fenster werden die Abrechnungsdokumente angezeigt. Diese kann man durch Anklicken, herunterladen. Klickt man in das Feld , kann man wählen ab die Abrechnungsfälle als abgerechnet markiert werden sollen oder nicht. Durch Klick auf den Button“ Abrechnung bearbeiten“ , gelangt man zur Fehlerübersicht zurück. Über Feld und kann man wählen ab die Abrechnung über den KIM-Dienst oder über KV-Connect versendet werden soll. Durch Klick auf den Button Abrechnungsdatei herunterladen, wird die Abrechnungsdatei auf den Rechner heruntergeladen und der Abrechnungsverlauf angezeigt.

Im Abrechnungsverlauf sind alle KV-Abrechnungen mit Detailangaben aufgeführt. Hier kann man den Status einsehen, sowie die Abrechnungsdateien nochmals herunterladen.

7 Abrechnung

7.2 SV Abrechnung

Abrechnung

Abrechnung Hauptmenü → (SV-Abrechnung) hier haben sie die Möglichkeit zwischen Quartalen, Ärzten und offenen Verträgen an oder abzuwählen. Möchten Sie einen bereits abgerechneten Schein erneut öffnen, klicken Sie auf den FaV- Schein in der Scheinübersicht und ändern ihn auf “als nicht abgerechnet markieren” um. (siehe Screenshot)

Verordnungsdaten

Bevor Sie die Daten überprüfen, haben sie die Möglichkeit ihren Verordnungsdatenversand an oder abzuwählen. Nach Überprüfung Ihrer Daten bekommen Sie ein Hinweis- und Fehlerprotokoll angezeigt. Wenn Sie die Fehler und Hinweise bearbeitet haben, können Sie erneut eine Testabrechnung durchführen oder Ihre Fehler ignorieren und OHNE ABRECHNUNG der Fehlerhaften Patienten fortfahren. Vor der Übertragung der Echtabrechnung bekommen Sie eine zusammenfassende Abrechnungsübersicht angezeigt. Nach erfolgreicher Übertragung Ihrer Abrechnung können Sie in ihrem Abrechnungsverlauf Ihr Abrechnungsprotokoll sowie die Transfer- ID nachvollziehen.

7 Abrechnung

7.3 DMP Abrechnung

Allgemeines

In diesem Kapitel wird die Durchführung der Abrechnung, für DMP-Patienten erklärt. Hierbei müssen folgende Kriterien erfüllt sein.

- Der behandelnde Arzt muss eine Genehmigung für das jeweilige DMP haben.
- Der Patient muss in einem DMP eingeschrieben sein.
- Behandlungsfall muss eine gesicherte ICD-10-Diagnose für diese DMP enthalten.

Abrechnung

Um die DMP-Abrechnung durchzuführen, geht man über die Hauptmenüleiste auf den Button Abrechnungsübersicht und wählt DMP-Abrechnung aus. Es öffnet sich das Fenster zur DMP-Abrechnung. Im ersten Bereich kann man das Quartal auswählen, für das die Abrechnung angezeigt werden soll. Im nächsten Bereich ist der behandelnde Arzt anzugeben. Im letzten Bereich werden die DMP ausgewählt, welches abgerechnet werden sollen. Hierrüber starten sie eine Fehleranalyse mittels Plausibilitätsprüfung. Über den Button Fehlerbehebung starten öffnet sich das Fenster der Bearbeitungsliste. Hierrüber haben sie die Möglichkeit alle DMP-Dokumentationen zu editieren und abzuschließen.

Hier wählt man durch Klicken in das Feld (siehe Pfeil), das Patientenprofil aus, für das die Abrechnung geprüft werden soll. Gleichzeitig wird die Datenannahmestelle für das gewählte DMP selbstständig vom System ausgesucht und eingefügt (siehe eingerahmter Bereich). Sollten Sie die DMP-Dokumentation an ein anderweitiges Datenzentrum übertragen wollen, können Sie das hier individuell editieren. Im unteren rechten Bereich des Fensters sind drei Buttons zu sehen Abrechnungsauswahl ändern, Überprüfen und Alle abschließen. Wählt man den ersten Button, gelangt man zurück zum Fenster der Abrechnungsauswahl. Durch Klick auf Den Button Überprüfen wird die Dokumentation vom System geprüft und an die Datenannahmestelle versendet.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem man die versendeten Dokumentationen und den Transportbegleitzettel herunterladen kann. Durch Klicken auf den Button „Alle abschließen“, werden die Dokumentationen ebenfalls vom System geprüft und an die Datenannahmestelle versendet und es öffnet sich das Fenster zum Herunterladen der Dokumentationen.

In diesem Fenster hat man durch Klicken auf den ersten Button (siehe Pfeile) im unteren rechten Bereich, die Möglichkeit zurück zur Bearbeitungsliste zu gelangen und diese abzuändern, durch Klick auf den 2. Button, kann man die Abrechnung abbrechen und durch Klick auf den dritten Button, kann man die Abrechnung über KV-Connect versenden.

Dazu öffnet sich ein Fenster, in das das aktuelle Abrechnungsquartal, der behandelnde Arzt, und ob es sich um eine Test-, oder Originalabrechnung handelt angegeben wird. Zum Absenden klickt man auf „senden“ und die DMP-Dokumentationen werden über KV-Connect oder KIM versendet.

7 Abrechnung

7.4 Patientenquittung

Möchte man eine Patientenquittung für einen gesetzlich Versicherten Patienten erstellen, muss das im Patientenprofil hinterlegt werden. Hierzu ruft man die Stammdaten des Patienten auf und klickt auf den Reiter Versicherungen. Innerhalb der Versicherungsinformationen kann die Patientenquittung aktiviert werden.

Möchte man die Patientenquittung ausstellen geht man über die Hauptmenüleiste auf Abrechnung und wählt dort auf den Unterpunkt Patientenquittung. In der Übersicht bekommt man alle Patienten, die man für eine Patientenquittung ausgewählt hat, angezeigt. Hier kann man durch Klicken in das Feld , einen Haken setzen, um den Patienten auszuwählen, für den man die Quittung ausstellen möchte. Setzt man den Haken in das Feld darüber, werden alle auf dieser Seite gelisteten Patienten ausgewählt. Möchte man eine Quittung aus einem vergangenen Quartal erstellen, kann man das gewünschte Quartal durch Klicken auf den Pfeil in Feld auswählen. Den Punktwert kann man in Feld , als Centbetrag ablesen und selbstständig abändern. Ebenso verhält es sich mit der Quote im Feld . Durch Klicken auf den Reiter „Fortfahren“ unten rechts im Bild, wird einem die Patientenquittung angezeigt, hier kann man im rechten Bereich des Fensters den gewünschten Drucker und die Anzahl der zu druckenden Quittungen auswählen und durch Klicken auf „Drucken“ im unteren, rechten Bereich, die Quittung ausdrucken.

7 Abrechnung

7.5 Privatabrechnung

Um eine Privatabrechnung für einen Patienten zu erstellen, muss ein Privat- oder Igel Schein erstellt werden. Pro angelegten Schein kann eine Privatrechnung erstellt werden. In der Scheinerstellung werden die Privatabrechnungsgruppe, Rabatte, Mehrwertsteuer sowie die Rechnungsadresse festgelegt. Diese Angaben werden anschließend bei der Rechnungserstellung mit beachtet. Nachdem der Schein erfolgreich erstellt wurde, kann hierauf dokumentiert werden. Die auf dem Schein dokumentierten Leistungen werden mit in der Rechnung beachtet.

Alle erstellten Privat- und IGeL-Scheine sind in der Übersicht Privatabrechnung aufgelistet, die über die Abrechnungsübersicht im Hauptmenü erreicht werden kann. Jede Zeile in der Übersicht steht für einen Schein mit den jeweiligen Informationen. Möchte man eine Rechnung als geprüft markiere, klickt man auf den „Prüfbutton” in der jeweiligen Zeile. Diese Aktion hat keine weiteren Auswirkungen und verhält sich wie eine Checkliste. Daneben befindet sich der Status, der Auskunft über den jeweiligen Rechnungsstatus gibt. Ein zusätzliches Wecker-Symbol symbolisiert ein Überschreiten der Zahlungsfrist.

In der Ansicht werden standardmäßig alle Rechnungen angezeigt. Über den Schnellfilter kann die Ansicht nach den verschiedenen Status gefiltert werden. Zusätzlich wird eine Suchfunktion nach dem Patientennamen oder der Rechnungsnummer angeboten.

Es gibt drei Wege, um eine Privatrechnung zu erstellen:

o Der erste Weg ist über die Dokumentationsleiste im Patientenprofil. Mit Eingabe von „Brief” ruft man die Brieferstellung auf. Standardmäßig ist die Vorlage der Privatrechnung ausgewählt. Nach Prüfen der Angaben kann die Rechnung gedruckt werden.

o Der zweite Weg führt über die Übersicht der Privatabrechnungen. Anhand des Status „keine Rechnung“ ist zu erkennen, für welche Patienten noch keine Rechnung gedruckt wurde. Durch Klick auf das Druckersymbol auf der rechten Seite der Zeile kann eine einzelne Rechnung für den ausgewählten Patienten gedruckt werden.

o Der letzte Weg ist ebenfalls in der Übersicht der Privatabrechnungen. Durch Anwählen mehrerer Rechnungen kann ein Stapeldruck durchgeführt werden.

Der Rechnungsdruck erfolgt nach dem gleichen Prinzip wie die Brieferstellung. Mit erfolgreichem Druck der Rechnung ändert sich der Status von „keine Rechnung“ auf „unbezahlt“. Über den Button auf der rechten Seite einer Zeile kann der Status der Rechnung abgeändert werden. Zusätzlich kann hierrüber die Rechnung nochmals gedruckt sowie Mahnungen erstellt werden. Alle Statusänderungen einer Rechnung werden automatisch mit in die Patientenakte übernommen.

8 Katalogübersicht

Innerhalb der Katalogübersicht können Einstellungen zu den aufgelisteten Katalogen getroffen werden. Diese Einstellungen betreffen die gesamte Praxis.

8 Katalogübersicht

8.1 EBM-Leistungsziffern

Der einheitliche Bewertungsmaßstab (EBM) ist das Vergütungssystem der vertragsärztlichen bzw. vertragspsychologischen Versorgung in Deutschland. Somit wirken sich Änderungen im EBM auf die KV-Abrechnung aus. In garrioPRO ist die Übersicht der EBM-Ziffern im Hauptmenü, über Katalogübersicht zu finden. Standardmäßig werden in der Übersicht alle EBM-Ziffern des aktuellen Quartals der Reihe nach von 00001U bis 99999 angezeigt. Über den Pfeil in Feld kann die Ansicht auf ein Vorquartal abgeändert werden. Hierdurch hat man die Möglichkeit, Aktualisierungen von Leistungsziffern nachzuvollziehen. In das Suchfeld kann man die Bezeichnung einer Ziffer oder die Ziffer selbst eingeben und danach zu suchen. Möchte man eine Leistungsziffer manuell hinzufügen, klickt man auf das + und gelangt in das Fenster, zum Erstellen einer Leistungsziffer. Die manuell erstellten Leistungsziffern kann man über den Schalter filtern. Die Details der einzelnen Leistungsziffern können über die drei Punkte auf der rechten Seite eingesehen werden.

8 Katalogübersicht

8.2 Orientierungswert

Der Euro-Preis der Leistungen wird auf Grundlage des bundeseinheitlichen Punktwertes als Orientierungswert in Euro jährlich neu von den Kassenärztlichen Vereinigungen und den gesetzlichen Krankenkassen regional vereinbart. Diese Änderungen können in garrioPRO über die Übersicht Orientierungswert im Hauptmenü, über die Katalogübersicht eingesehen werden. In dieser Übersicht kann die Änderung des Orientierungswertes eingesehen werden sowie der Orientierungswert, falls gewünscht, angepasst werden. Die Änderungen beziehen sich ab Änderungszeitpunkt auf alle Einträge im ausgewählten Jahr.

8 Katalogübersicht

8.3 GOÄ-Ziffern

Die Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) bildet die rechtliche Grundlage der Abrechnung von Leistungen bei Privatversicherten oder Selbstzahlern. Somit beziehen sich Änderungen in diesem Katalog auf die Privatabrechnung im gesamten System. In garrioPRO ist die Übersicht der GOÄ-Ziffern im Hauptmenü, über Katalogübersicht zu finden. Die Übersicht ist genau gleich aufgebaut wie die der EBM-Ziffern. Über das Suchfeld kann nach Ziffern oder Beschreibungen gesucht werden. Möchte man eine Leistungsziffer manuell hinzufügen, klickt man auf das + und gelangt in das Fenster, zum Erstellen einer Leistungsziffer. Die manuell erstellten Leistungsziffern kann man über den Schalter Nur manuell erstellte Leitungsziffern anzeigen filtern.

8 Katalogübersicht

8.4 Gesetzliche Krankenversicherung

In garrioPRO gelangt man über die Katalogübersicht im Hauptmenü zur Übersicht der gesetzlichen Krankenversicherungen. In dieser Übersicht sind die Versicherungen mit VKNR, Institutionskennzeichen (IK) sowie dem Gültigkeitszeitraum dargestellt. Über die Suchfunktion kann nach dem Namen, der VKNR sowie der IK gesucht werden. Die Details der einzelnen Krankenversicherungen können über die drei Punkte auf der rechten Seite eingesehen werden. Innerhalb der Details kann eine IK hinzugefügt werden sowie die Adresse angepasst werden. Möchte man eine gesetzliche Krankenversicherung manuell hinzufügen, klickt man auf das + und gelangt in das Fenster, zum Erstellen einer Krankenversicherung.

8 Katalogübersicht

8.5 Private Versicherung

In garrioPRO gelangt man über die Katalogübersicht im Hauptmenü zur Übersicht der privaten Krankenversicherungen. In dieser Übersicht sind die Versicherungen mit deren Bezeichnung, Institutionskennzeichen (IK) sowie dem Status dargestellt. Über die Suchfunktion kann nach dem Namen oder der IK gesucht werden. Die Details der einzelnen Krankenversicherungen können über den Stift auf der rechten Seite eingesehen werden. Innerhalb der Details kann die Gültigkeit der Versicherung sowie deren Kontaktdaten angepasst werden. Möchte man eine gesetzliche Krankenversicherung manuell hinzufügen, klickt man auf das + und gelangt in das Fenster, zum Erstellen einer Krankenversicherung.

8 Katalogübersicht

8.6 Sachkosten

In garrioPRO gelangt man über die Katalogübersicht im Hauptmenü zur Übersicht der Sachkosten. In dieser Übersicht können Sachkosten für die gesamte Praxis verwaltet werden. Die Sachkosten werden mit Namen, Preis, Hersteller sowie Produktnummer angezeigt. Möchte man neue Sachkosten hinzufügen, klickt man auf das + und gelangt in das Fenster, zum Erstellen der Sachkosten.

Um Sachkosten im Patientenprofil zu dokumentieren, gibt man die Leistungsziffer ein und öffnet anschließend die Zusatzinformationen. Anschließend kann man die Sachkosten, die hinterlegt wurden, dokumentieren. Zusätzlich können aus dieser Ansicht Sachkosten erstellt werden.

8 Katalogübersicht

8.7 Externe Ärzte

Über den Menüpunkt Katalogübersicht im Hauptmenü findet man den Punkt Externe Ärzte. In diesem Bereich können Arztpraxen eingetragen werden, die man dann für Überweisungen oder Arztbriefe oder ähnliches verwenden kann. Im Schein können die Daten dann als Überweiser angelegt werden oder im Arztbrief als Empfänger.

8 Katalogübersicht

8.8 Blankoziffern

Um eine Blankoziffer neu anzulegen, geht man über die Hauptmenüleiste auf den Reiter Blankoziffern, dann gelangt man in das Fenster, um eine neue Ziffer zu erstellen. Hierfür klickt man auf den Reiter Aktivieren anschließend öffnet sich das Fenster, in dem man die neue Ziffer anlegt, dazu füllt man die dafür vorgesehenen Felder aus und klickt anschließend auf Erstellen. Die neu erstellte Ziffer ist erscheint dann im Fenster der Blankoziffern.

8 Katalogübersicht

8.9 DMP-Datenannahmestellen verwalten

Jeder Arzt, der über eine DMP-Zulassung verfügt, ist verpflichtet die Dokumentationen der DMP-Patienten an eine DMP-Datenannahmestelle zu übermitteln. Die Dokumentation muss spätestens zum fünften Kalendertag des Folgemonats nach der Befunderhebung, online an die DMP-Datenannahmestelle übermittelt werden.

Die Verwaltung der DMP Datenannahmestellen findet man über das Hauptmenü unter dem Menüpunkt Katalogübersicht. In der Übersicht sind die aktuellen Daten der DMP Datenannahmestellen der KBV zu finden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit durch den Nutzer, die bestehenden Datenannahmestellen zu editieren oder neue Datenannahmestellen hinzuzufügen .

9 Statistiken

9.1 Heilmittelstatistik

Die Heilmittelstatistik ist im Hauptmenü über die drei Balken zu finden, die für Statistik stehen. In der Heilmittelstatistik werden alle verordneten Heilmittel angezeigt. Diese Übersicht kann mit Hinzufügen von weiteren Filtern auf angepasst werden. Zusätzlich kann die Tabelle als csv-Datei exportiert werden.

9 Statistiken

9.2 Medikationsstatistik

Eine vordefinierte Medikamentenstatistik kann über das Hauptmenü unter dem Statistiksymbol aufgerufen werden. Hier können folgende Informationen entnommen werden:

Datum der Verordnung
Verordnender Arzt
Patient/in
Versicherungsnummer
ATC- Code
Mengenangabe
Handelsnamen
Wirkstoffe
PZN (PharmaZentralNummer)
Preise

10 Kommunikationsdienst

10.1 KV-Connect 🚧

10 Kommunikationsdienst

10.2 KIM

Über das Briefumschlagsymbol im Hauptmenü, gelangt man in den KIM-Mail Ordner. Hier kann man über die Schalfläche Eingang alle eingegangenen sowie über die Schaltfläche Ausgang alle ausgegangenen E-Mails für das gewählte Postfach sehen. Über die Schaltfläche Archiv findet man archivierte E-Mails.

Mittels der Suche kann man E-Mails nach Ihrem Betreff oder nach ihrem Verfassen im ausgewählten Postfach suchen. Unterhalb der Suche befindet sich die Auswahl für die Eingangsbestätigung. Ist die Checkbox Eingangsbestätigung aktiv werden eintreffende E-Mails mit Anfrage einer Eingangsbestätigung automatisch beantwortet. Eine angeforderte Empfangsbestätigung kann durch ein orangenes Brieficon in der ersten Zeile Nachricht erkannt werden. Die versendete Empfangsbestätigung wird durch ein grünes Brieficon dargestellt.

Ungelesene Nachrichten werden mit einem blauen Punkt gekennzeichnet. Durch Öffnen der Mail verschwindet der blaue Punkt und die Mail gilt hierdurch als gelesen . Die aktuell ausgewählte E-Mail wird blau hinterlegt. Der Inhalt der Mail ist auf der rechten Seite des Fensters zu finden. Hier können die Standardaktionen wie Antworten oder Weiterleiten durchgeführt werden. Zusätzlich kann man über die Markierung erkennen, um welche Art von Mail es sich handelt. Durch die Zuordnung einer Mail zu einem Patienten erschein diese ebenfalls im Behandlungsverlauf des Patienten. Die E-Mail kann erneut als ungelesen markiert werden oder über das Box Symbol in das Archiv verschoben werden.

E-Mail versenden

Möchte man eine Mail schreiben, klickt man auf das Briefsymbol . Hierauf öffnet sich das Fenster zum Verfassen der Mail. Der Aufbau ähnelt der einer normalen E-Mail. Links ist der Empfänger anzugeben. Zusätzlich kann ein Cc bzw. Bcc hinterlegt werden. Das System sucht innerhalb des Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur (VZD der TI) nach dem gewünschten Empfänger. Eine Auswahl von Empfänger-Adressen aus dem lokalen Adressbuch ist nicht umgesetzt. Innerhalb des Verzeichnisdienstes kann nach den Suchparametern „Name“, „Ort“ und „Fachgebiet“ gesucht werden. Zusätzlich wird eine kombinierte Suche der Parameter angeboten, wie im nachfolgenden Beispiel an der Kombination „Fachgebiet“ und „Ort“ zu erkennen ist.

Neben dem Betreff und E-Mail-Inhalt kann im unteren Bereich der E-Mail die Kategorie wie beispielsweise eNachricht gewählt werden. Ebenfalls kann man den Patienten, um den es sich handelt über die Schaltfläche Patient hinzufügen auswählen. Somit wird in der Akte des Patienten angezeigt das eine E-Mail für diesen Patienten über die KIM-Mail verschickt wurde. Durch Setzen der Checkbox Eingangsbestätigung (MDN) kann für die erstellte Mail eine Eingangsbestätigung angefordert werden. Diese Entscheidung kann pro Nachricht getroffen werden. Über die Büroklammer können Anhänge der Mail hinzugefügt werden. Mit Klick auf den Senden Button wird die KIM-E-Mail versendet und kann im Ausgangsordner wiedergefunden werden.

E-Mail empfangen

Als Nutzer kann man aktiv den Mailserver über den Refresh Button abzufragen. Der Eingang von neuen E-Mails ist daran zu erkennen, dass in der linken Spalte E-Mails mit dem blauen Punkt (ungelesen) erscheinen. Die automatische Abfrage des Mailservers erfolgt nach 5 Minuten ohne Nutzerinteraktion.

eArztbrief

eArztbrief versenden

Signatur von empfangenen eArztbriefen prüfen

Auf dem geleichen Weg wie eine E-Mail können auch eArztbriefe empfangen werden. Das System zeigt für jede empfangenen eArztbrief den Signaturstatus innerhalb der Mail auf der rechten Seite an. Das grüne Signatursymbol steht für eine gültige Signatur, das orangene Signatursymbol weist auf eine unbekannte Signatur hin.

Zuordnung von empfangenen eArztbriefen zur Patientenakte

Für die Einordnung eines eArztbriefes in die Patientendokumentation gibt es drei Unterscheidungen.

Im Fall einer eindeutigen Übereinstimmung der XML-Daten eines empfangenen eArztbriefes mit den Daten aus dem PVS wird der eArztbrief automatisch, ohne Nutzerinteraktion dem Patienten zugeordnet.
Im Fall einer Abweichung zwischen den XML-Daten des empfangenen eArztbriefes und den Daten aus dem PVS wird dem Nutzer darauf hingewiesen und ein systemseitiger Vorschlag gegeben. Bei der manuellen Zuordnung zu einem Patienten wird der Nutzer auf Abweichungen zwischen der XML-Datei und den Daten aus dem PVS hingewiesen.
Im Fall, dass kein bekannter Patient im System gefunden werden kann, wird bei der manuellen Zuordnung zu einem Patienten auf Abweichungen zwischen XML und PVS hingewiesen oder es kann ein neuer Patient angelegt werden.